Technisches Know How in der digitalen Beratungsarbeit
Videokonferenzsysteme gehören zur Grundausstattung der digitalen Sprechstunde. Alle Programme verfügen über die gleichen Grundfunktionen. Lediglich der Umfang der Nutzung dieser Grundfunktionen unterscheidet sich. Ein sicherer Umgang mit diesen Programmen ist unerlässlich.
Folgende Funktionen stehen in virtuellen Räumen zur Verfügung:
- Mikrofon
- Kamera (virtuelle Hintergründe, Effekte),
- Chat (Text, Emojis, Anhänge),
- Bildschirmfreigabe,
- Ansichten (auch Galerie),
- Aufzeichnung der Konferenz,
- Teilnehmerlisten,
- Verlinkung von Videos (z.B. YouTube, Vimeo),
- Interaktionen (Umfragen, Sticker verteilen, Feedback über Emojis),
- gemeinsame Dokumente, Notizen oder Whiteboards oder auch Nebenräume (sogenannte „Breakout Rooms“).
Der:Die Organisator:innen benötigen (fast immer) einen Account – dieser kann auch kostenlos sein. Die Teilnehmer:innen hingegen benötigen in der Regel keinen Account, sondern können über eine Einladung an der Videokonferenz teilnehmen.
Eine Einladung kann über einen Link, den Raumnamen oder den Meetingcode erfolgen. Es empfiehlt sich, die Einladung mit einem Passwort zu versehen, um unerwünschte Teilnehmende auszuschließen. Die Einladung erfolgt in der Regel per E-Mail.
Auch in virtuellen Räumen gibt es Kommunikationsregeln, die unbedingt eingehalten werden sollten. Sie ermöglichen eine angenehme Gesprächsatmosphäre und sorgen für einen reibungslosen Ablauf der Beratung oder Veranstaltung:
- Wer gerade nicht spricht, sollte das Mikrofon ausschalten. Beim Brainstorming in Gruppen können die Mikrofone auch eingeschaltet bleiben. Ganz wichtig: Immer ausreden lassen.
- Bei Fragen oder Anmerkungen die virtuelle Hand heben (Handzeichenfunktion) oder in den Chat schreiben.
- Freundliche Kommentare sind immer willkommen.
Gerade bei wenig Erfahrung mit Videokonferenzsystemen sollte man sich vor der Beratung intensiv mit den Funktionen des verwendeten Programms auseinandersetzen. Hier kann es sehr hilfreich sein, sich mit Kolleg:innen über Einsatzmöglichkeiten auszutauschen und Funktionen zu testen, bevor sie in der Beratung zum Einsatz kommen.