Digitaler Informationsfluss
Ein Einblick in verschiedene Einrichtungen der Jugendberufshilfe in Frankfurt.
Über welche Wege beziehungsweise Plattformen wird innerhalb der Einrichtung kommuniziert?
Existiert ein Kommunikationskonzept?
A:
Online-Beratung findet gerade kaum noch statt. Wenn, dann wird über den Messeger-Dienst „Jitsi“ kommuniziert
Die wöchentlichen Dienstbesprechungen im Team finden abwechselnd vor Ort und Online statt. In Planung ist ein digitales Programm, das kollaboratives Arbeiten ermöglicht und über das Aufgaben verteilt werden kann. Es gibt eine zentrale Telefonnummer, die auf alle Diensttelefone geschaltet ist. Damit ist die Erreichbarkeit für die Teilnehmenden fast immer gewährleistet.
Es gibt bisher kein Kommunikationskonzept, aber der Punkt Kommunikation wäre ein wichtiger Baustein für das Gesamtkonzept.
Alle Mitarbeiter:innen sind mit dem Diensthandy oder Laptop ausgestattet.
B:
Teambesprechungen finden meistens digital statt. Hierzu wird MS Teams verwendet. Online-Kommunikation war bereits vor der Pandemie eine gängige Praxis. Die Chatfunktion von MS Teams wird nicht zur Kommunikation genutzt.
Für die schnelle, informelle Kommunikation im Team wird der Messenger-Dienst „Signal“ verwendet. Auch die Berater:innen können untereinander mittels des Chat-Programms kommunizieren.
Signal wird auch zur Kommunikation mit Teilnehmer:innen genutzt, ist aber nicht für alle zugänglich, aus verschiedenen Gründen. Die Entscheidung über die Art der Kontaktaufnahme liegt bei den Teilnehmenden. Zudem gibt es eine landesweite Telefonzentrale, über die externe Anrufe zu den verschiedenen Standorten der Einrichtungen geleitet werden. Die Telefonanlage läuft über MS-Teams. Die Standorte haben auch eine 0800-Nummer, die kostenlos erreichbar ist. Die Mitarbeiter:innen sind mit Diensthandys, Laptops und Tablets ausgestattet.
Eine Verankerung der Kommunikation in der Konzeption des Trägers gibt es nicht. In der Pandemiezeit gab es informelle Absprachen zur täglichen Kommunikation. Für Rückrufwünsche gibt es eine eigene Signalgruppe, neben der allgemeinen, in der Informationen untereinander weitergegeben werden können.
Wie stellt ihr sicher, dass der digitale Informationsfluss frei zugänglich ist und Zielgruppen mit unterschiedlichen Bedürfnissen gleichermaßen erreicht werden?
A:
Es gibt eine Teamnummer, unter der alle erreichbar sind. Außerdem sind wir per E-Mail erreichbar. Es sind auch spontane Vorortgespräche möglich. Auch Aufsuchen zu Hause, oder Videocall mit Jitsi mit dem Diensthandy sind möglich.
B:
Die Entscheidung wie Kontakt aufgenommen wird, liegt bei den Klient:innen. Jede Kommunikationsform hat jedoch auch Ausschlüsse. Wir kommunizieren offen, welche Hürden bei der Kontaktaufnahme bestehen. Bei Gesprächen Vorort in der Beratungsstelle gibt es zum Beispiel Wartezeiten.
Es werden aber nicht alle Kommunikationsmittel veröffentlicht. Dienstkontakte, zu denen Mitarbeiter:innen bis 19 Uhr erreichbar sind, werden dann erst nach einem Erstkontakt geteilt, weil um 18:50 dann auch keine langwierigen Problematiken mehr angenommen werden können.
Wie stellt ihr sicher, dass der digitale Informationsfluss frei zugänglich ist und Zielgruppen mit unterschiedlichen Bedürfnissen gleichermaßen erreicht werden?
A:
Es gibt eine Teamnummer, unter der alle erreichbar sind. Außerdem sind wir per E-Mail erreichbar. Es sind auch spontane Vorortgespräche möglich. Auch Aufsuchen zu Hause, oder Videocall mit Jitsi mit dem Diensthandy sind möglich.
B:
Die Entscheidung wie Kontakt aufgenommen wird, liegt bei den Klient:innen. Jede Kommunikationsform hat jedoch auch Ausschlüsse. Wir kommunizieren offen, welche Hürden bei der Kontaktaufnahme bestehen. Bei Gesprächen Vorort in der Beratungsstelle gibt es zum Beispiel Wartezeiten.
Es werden aber nicht alle Kommunikationsmittel veröffentlicht. Dienstkontakte, zu denen Mitarbeiter:innen bis 19 Uhr erreichbar sind, werden dann erst nach einem Erstkontakt geteilt, weil um 18:50 dann auch keine langwierigen Problematiken mehr angenommen werden können.
Wie stellt ihr sicher, dass der digitale Informationsfluss frei zugänglich ist und Zielgruppen mit unterschiedlichen Bedürfnissen gleichermaßen erreicht werden?
A:
Es gibt eine Teamnummer, unter der alle erreichbar sind. Außerdem sind wir per E-Mail erreichbar. Es sind auch spontane Vorortgespräche möglich. Auch Aufsuchen zu Hause, oder Videocall mit Jitsi mit dem Diensthandy sind möglich.
B:
Die Entscheidung wie Kontakt aufgenommen wird, liegt bei den Klient:innen. Jede Kommunikationsform hat jedoch auch Ausschlüsse. Wir kommunizieren offen, welche Hürden bei der Kontaktaufnahme bestehen. Bei Gesprächen Vorort in der Beratungsstelle gibt es zum Beispiel Wartezeiten.
Es werden aber nicht alle Kommunikationsmittel veröffentlicht. Dienstkontakte, zu denen Mitarbeiter:innen bis 19 Uhr erreichbar sind, werden dann erst nach einem Erstkontakt geteilt, weil um 18:50 dann auch keine langwierigen Problematiken mehr angenommen werden können.
Wie stellt ihr sicher, dass der digitale Informationsfluss frei zugänglich ist und Zielgruppen mit unterschiedlichen Bedürfnissen gleichermaßen erreicht werden?
A:
Es gibt eine Teamnummer, unter der alle erreichbar sind. Außerdem sind wir per E-Mail erreichbar. Es sind auch spontane Vorortgespräche möglich. Auch Aufsuchen zu Hause, oder Videocall mit Jitsi mit dem Diensthandy sind möglich.
B:
Die Entscheidung wie Kontakt aufgenommen wird, liegt bei den Klient:innen. Jede Kommunikationsform hat jedoch auch Ausschlüsse. Wir kommunizieren offen, welche Hürden bei der Kontaktaufnahme bestehen. Bei Gesprächen Vorort in der Beratungsstelle gibt es zum Beispiel Wartezeiten.
Es werden aber nicht alle Kommunikationsmittel veröffentlicht. Dienstkontakte, zu denen Mitarbeiter:innen bis 19 Uhr erreichbar sind, werden dann erst nach einem Erstkontakt geteilt, weil um 18:50 dann auch keine langwierigen Problematiken mehr angenommen werden können.
Wie werden in eurer Einrichtung die Daten verarbeitet?
A: Es wird die städtische Datenbank genutzt. Damit besteht theoretisch Zugang zu allen Klient:innen, die in der Jugendhilfe angedockt waren und sind. Akten können so intern ausgetauscht, bearbeitet werden.
Auch bei uns wird nach dem Prinzip vorgegangen: So wenig wie möglich. Zu Teilnehmerbezogenen Themen, die man im persönlichen Gespräch erfahren hat, werden nur soweit es nötig ist Daten aufgenommen.
B:
Es gilt das Prinzip: So wenig Daten wie möglich. Es gibt noch eine Papierakte, zum Beispiel werden Clearinggespräche auch noch über die Papierakte dokumentiert. Darüber hinaus besteht ein trägereigenes Datenbanksystem, das Chatprogramm, Arbeitszeiterfassung und digitale Akte vereint. Über diese Datenbank können auch Fallakten standortübergreifend geteilt werden. Es können dort auch Dokumente hinterlegt werden, das wird aber nicht genutzt. Diese werden im Laufwerk abgelegt. Die Datenspeicherung und die interne Weiterleitung werden in der Datenschutzeinwilligung erklärt.
Welchen Strategien wendet ihr an und können angewendet werden, um sicherzustellen, dass benachteiligte Gruppen, die möglicherweise eingeschränkten Zugang zur digitalen Welt haben, nicht zurückgelassen werden?
B: Wichtig ist eine offene Kommunikation über Grenzen der Kommunikationswege hinweg. Teamintern gibt es keine Ausschlüsse im digitalen Informationsfluss, weil alle recht digital affin sind.
Wie könnt ihr den digitalen Informationsfluss nutzen, um die Kommunikation innerhalb der Gemeinschaft zu fördern, insbesondere in Bezug auf wichtige soziale und gesellschaftliche Themen?
A: Es gibt kein spezielles Medium für solch eine Kontaktaufnahme und Aufklärung der Teilnehmenden. Übergreifende soziale Themen sind auch nicht Gegenstand der Beratung.
B: Wir nutzen Instagram für Aufklärungsarbeit, Lobbyarbeit zum Beispiel gegenüber Behörden.
An Klient:innen richtet sich ein Youtube-Account, mit Tutorials. Damit ist Reichweite der Beratung erweitert. Über die Beratung hinaus kann Klient:innen Hilfe an die Hand gegeben werden. Der Arbeitsaufwand zur Erstellung der Videos gegenüber der Beratungsarbeit ist überschaubar.