Digitale Tools im Überblick
Tools für Videokonferenzen, Terminvereinbarungen, Umfragen, Online-Whiteboards und Datenaustausch gehören zum Standardrepertoire digitalisierten Arbeitens. Wie können digitale Tools DSGVO-konform eingesetzt werden?
Bei der Einladung zu einer Online-Beratungssitzung mit digitalen Tools per E-Mail sowie bei der Nutzung fallen personenbezogene Daten an
(E-Mail-Adressen der TN, IP-Adressen und Geräte – sowie ggf. Browserinformationen).
Bei vielen Anbietern ist die Speicherung der Daten nicht nachvollziehbar. Daher Vorsicht bei der Einbindung und bei persönlichen Daten.
Bei der Nutzung digitaler Tools ist grundsätzlich darauf zu achten:
- Nutzung unter Lizenz und/oder Abschluss eines AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag) möglich.
- Anbieter verpflichtet sich Daten in der EU zu hosten.
Worauf wir außerdem achten können:
- Kommunikation verschlüsseln
- Datenschutzfreundliche Grundeinstellungen: Kamera/Mikrofon aus
- Datenschutzkonforme Alternativen zu großen Anbietern wählen, die vergleichbare Dienste anbieten.
Datenschutz – To Do´s
Hosting auf europäischen Servern (am besten eigener Server)
- Lizenz & AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag) mit Provider abschließen
- Datensparsame Voreinstellungen verwenden
- Volle Transparenz über Datenverarbeitung in der eigenen Datenschutzeinwilligung
- Teilnehmende zur Einhaltung des Datenschutzes verpflichten (keine Aufzeichnung auf eigenem Gerät)
- Daten nach Beendigung der Beratung möglichst löschen
Richtlinie zur DSGVO-konformen Nutzung
Die Teilnehmenden haben größtmöglichen Einfluss auf die Verwendung ihrer Daten. Die eigene Datenschutzeinwilligung informiert die Teilnehmenden umfassend über die Erhebung personenbezogener Daten durch die Tools.